Il seguente contenuto vuole riportare e mettere in risalto alcun spunti e pratiche che in Codeway si applicano, e che possono divenir propri in ognuno di noi, in parte o nel loro complesso, consolidando le esperienze maturate durante lo svolgimento di Servizi presso Clienti
Probabilmente molti di voi avranno affrontato durante la pianificazione di un progetto la tematica della “Gestione delle Responsabilità”, cosa che di fatto si ripercuote in molte fasi dell’implementazione, con situazioni d’emergenza o a fronte di contesti “border line“ o di forti criticità.
Lo scopo di questo contributo redazionale è quello di fornire un contributo affinché la gestione delle responsabilità di progetto divenga efficace ed essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Esse non hanno un ordine fisso e gerarchico, ma sicuramente potranno aiutarci a scandagliare qualsiasi ambito di rischio del capitolato di progetto o servizio che dovrà in primis essere compreso chiaramente per poter proseguire (l’input di questa fase è il Project Plan con l’elenco strutturato a seconda della profondità tecnica desiderata).
Definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità
Assicurarsi che ogni componente del team predisposto conosca gli obiettivi ed il proprio ruolo con le relative responsabilità. Lo strumento che ci potrà aiutare è la compilazione di una matrice delle responsabilità (RACI matrix) con l’ausilio di fogli elettronici per una più comoda e funzionale descrizione dei ruoli.
Assegnazione dei compiti
Una volta definiti i ruoli, passeremo all’assegnazione dei compiti/task specifici a ciascun membro del team (cosa fare, quando farlo, come farlo, dove farlo). Dovremo assicurarci che i task saranno assegnati in base alle competenze di ciascun membro, e che esso ne riconosca le responsabilità condivise.
Comunicazione efficace
Tenere una comunicazione chiara, puntuale e aperta tra i membri del team, con disegno dei flussi e processi previsti. Assicurarsi che tutti siano consapevoli dei propri compiti e delle scadenze, ed utilizzare strumenti di gestione del progetto e di comunicazione per agevolare la collaborazione.
Delega delle decisioni
Predisporre eventuali deleghe di autorità per far prendere decisioni ai membri del team in base al loro ruolo e alle responsabilità. Questo accelera il processo decisionale e distribuisce il carico di lavoro del project manager.
Monitoraggio e reportistica
Implementare strumenti di monitoraggio e di reportistica per tenere aggiornato lo stato del progetto e delle attività, assicurandosi che ci siano feedback regolari sul progresso del progetto.
Risorse adeguate
Verificare che le risorse siano adeguate e disponibili a soddisfare la capacità delle responsabilità assegnate. Ciò può includere la gestione di tempo, budget, personale e strumenti.
Gestione dei conflitti
Pensare in anticipo ad un piano per la gestione dei conflitti. Capita a volte che i membri del team quando hanno responsabilità diverse, di evidenziare o incappare in conflitti di vaio genere, dove il piano previsto per la loro risoluzione può essere essenziale.
Addestramento e sviluppo
Se vi è possibilità, investire nella formazione e nello sviluppo del proprio team assegnato, assicurandosi che i membri del team siano adeguatamente preparati per le loro responsabilità.
Revisione continua
Effettuare revisioni periodiche delle responsabilità e dei processi di gestione del progetto, apportando modifiche e migliorie continuative in base all'esperienza acquisita durante il progetto.
Documentazione:
Tenere una documentazione chiara e completa delle responsabilità, dei compiti e delle decisioni prese durante il progetto. Questo aiuterà a garantire una gestione delle responsabilità coerente e tracciabile.
Valutazione delle prestazioni
Alla fine del progetto valutare i risultati, le prestazioni del team e delle responsabilità assegnate, utilizzando queste informazioni per migliorare la gestione delle responsabilità nei progetti futuri, fondamentale per il loro successo poiché ci aiuta a garantire che ogni membro del team sappia cosa deve fare e quando farlo.
Con spirito vincente…
Approfondisci il mondo di Codeway all'indirizzo www.codeway.ch.
Carlo Rossi, Project & Service Manager in Codeway
